Elephants never forget, sadly most PhDs are not supervised by elephants ! How to deal with forgetful supervisors

The Thesis Whisperer | March 31, 2011 | by sarahlouq
vendredi 20 mai 2011
par  antonin
4 votes

We’ve all been there ; walked into our supervisor’s office and they look at you perplexed, or enter into some kind of weird conversation and then look blank when you sit down because they have completely forgotten your meeting.

I’ve heard of more extreme cases which include the supervisor having to be reminded of the thesis topic at every meeting, even after submission ! At the same time I remember seeing supervisor number two in the college coffee bar and sending her into a blind panic thinking she had forgotten a meeting (she hadn’t). We are all human, we all forget from time to time so here is my strategy for helping you help them to remember and stop yourself from having a nervous breakdown at the same time.

 Keep emails succinct and to the point

Supervisor number two used to show me the hundreds she got on a daily basis. With that number it is no surprise most are skim read and sadly, that can lead to no end of problems. Try to be as succinct as possible when you email your supervisor. Use bullet points, or alternatively, number each point so they can reply to each in turn.

There are two schools of thought on ‘quantity’ of emails. Either send them one long one with everything you want to say in it or send them by topic. I’ve experienced people who prefer both so there is no hard and fast rule, my inbox today proves it. I have 8 emails from my supervisor all on different topics all sent within minutes of each other ! You’ll soon be able to see what your supervisor responds best to or what annoys them and work with that.

When you have a meeting set an agenda … Always set an agenda prior to turning up to a meeting. This helps both you and your supervisor cover the topics / issues you need to discuss, go through them one by one and tick them off as you do so. This means if you do go off topic, and you probably will you can bring it back to the issue at hand easily. This makes supervision sessions more productive in my experience and also stops the ‘oh I wish I’d asked about xyz’ feeling ten minutes after you leave.

 After the meeting send them an email

This is particularly important if you have agreed a certain course of action and if the supervisor needs to do something by a certain date. Make sure you outline what you agreed, who is going to do what by when etc. A PhD is a partnership ; you need to do your bit as well. This should help both of you clarify what you are doing to move forward.

 Set realistic deadlines

This is as important for them as it is for you. As I keep saying it is a partnership and so you both need to meet the goals you set yourselves but be realistic, sometimes life will get in the way, for both of you so the key is to keep each other informed and to change meeting dates or whatever if you need more time.

It is better to take more time and have a productive discussion over a piece of writing that is sub-standard. At the same time they need to be honest with you when they can realistically do things. If you know your supervisor is forgetful or swamped, take their proposed deadline and suggest one that is a week or so on from that. Make sure you can work within that framework but allows them slippage.

 Remind them, politely if they don’t do something

You won’t be the only student that your supervisor is dealing with so, as my supervisor suggested in my previous post, it is perfectly acceptable to remind them, politely. It took me ages to actually get into the habit of doing this ; I thought I was being rude however ; waiting for work to be returned for 6 months is not acceptable. Make sure you give them plenty of time to do whatever it is you need especially if the request is for references. It is your PhD, you need to drive the process.

Make sure you know when they are away … This proved particularly important for me. So make sure you know when they are away, that everything you need has been done before hand and also agree what you should do if something crops up during their period of absence. Seems pretty obvious but it’s amazing the number of PhDs I’ve seen wandering around looking for supervisors who weren’t even in the country, let alone the department.

 If you are coming in for a meeting make sure you have something else to do

I lived about an hour by train from my campus and remember how I felt when I had arranged a meeting with supervisor number one and came in specially only to be told he no longer had time. It is fair to say the air went blue. From this point on I always made sure I had several things to do when I came in and sent email or text message reminders of meeting dates to make sure they were ok.

 Be visible

Make sure you are ‘seen’ around your department, it is surprising how chatting to another member of staff in the coffee line can lead to them saying to your supervisor I saw so and so and reminding them you are around ! Visual stimuli come in all shapes and sizes

 If it is causing you stress talk to them

If it is making your working life difficult then talk to them about it. A good supervisor will understand your concerns and should adjust accordingly, especially if you meet every one of their targets, requests etc. You can do it politely by saying what you need / want to achieve in a certain time and that it requires then to do X by Y or just be direct and say your forgetfulness is not helpful to me what can we do to change things. They may be aware of their shortcomings and be able to suggest things you or they can do to remedy it.

The key is communication, don’t let this get out of hand as forgetfulness can easily grow from a mild irritant, to you suddenly requiring my divorce article !


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Brèves

Calendrier de la campagne 2013 de qualification universitaire

lundi 9 juillet 2012

Sur le site du ministère :

Chaque candidat doit remplir un dossier pour chacun des deux rapporteurs désignés. Ce dossier comprend :

les pièces obligatoires précisées dans l’article 4 de l’arrêté du 16 juillet 2009 modifié par arrêté du 20 août 2010 des documents complémentaires exigés par les différentes sections du CNU. Ils seront communiqués ultérieurement.

La validité de la qualification est appréciée à la date de clôture des inscriptions au concours ouvert pour chaque emploi. Les candidats à la qualification ne peuvent pas se porter candidats sur les postes dont le dépôt de candidatures serait clos avant la date de prise d’effet de leur qualification

Nouvelle politique des Préfectures sur le titre de séjours scientifiques

samedi 19 février 2011

Voici une petite réactualisation concernant les titres de séjour scientifiques transmise par Sophie Gerber (INRA) :

La Préfecture a changé de politique concernant la durée des titres de séjour scientifiques. Elle ne délivrera plus automatiquement des titres d’un an comme elle le faisait jusque là indifféremment pour les séjours inférieurs et supérieurs à un an. Dorénavant, dans le cas d’un renouvellement de titre de séjour scientifique, la durée inscrite sur la convention sera prise en compte. Ainsi si la convention dure plus d’un an le chercheur bénéficiera d’un titre pluriannuel mais si la convention dure moins d’un an, le titre de séjour expirera le même jour que la fin de la convention. J’attire votre attention sur ce dernier point qui peut s’avérer problématique pour les chercheurs.

A titre d’exemple, une convention d’accueil d’une durée de six mois donnera droit à un titre de séjour de six mois et non plus d’un an, il faudra donc anticiper les renouvellements de contrat plus de deux mois en avance sous peine de devoir recommencer la procédure de demande de convention d’accueil et de renouvellement de titre de séjour tous les six mois. Je vous rappelle qu’une convention d’accueil peut couvrir plusieurs contrats successifs et peut permettre à un chercheur de consacrer son temps et son énergie à ses recherches sans avoir à courir après sa nouvelle convention d’accueil tous les trois mois.

De plus à chaque renouvellement de sa carte de séjour, un scientifique doit s’acquitter d’une taxe OMI de 110 euros.

Recrutement 2011 de PRAG / PRCE

jeudi 2 décembre 2010

[Blog Histoires d’universités | 30/11/2010 | par Pierre Dubois]

À quoi aboutissent deux modes de gestion des ressources humaines, celui des universités autonomes passées aux “responsabilités et compétences élargies” et celui centralisé du ministère de l’Éducation nationale ? A une situation parfaitement ubuesque. La preuve : la procédure de recrutement des PRAG et des PRCE dans les universités pour l’année 2011 est lancée. On se dit que son calendrier et ses différentes étapes vont forcément coincer ici ou là.

(...)

Listes de qualifications : précision sur leur expiration

vendredi 29 octobre 2010

Depuis le décret n°2009-460, « La liste de qualification cesse d’être valable à l’expiration d’une période de quatre années à compter du 31 décembre de l’année de l’inscription sur la liste de qualification. » Ainsi, si vous avez été qualifié en janvier ou février 2007, vous restez qualifié jusqu’au 31/12/2011. Vous pouvez ainsi postuler sur les postes publiés au fil de l’eau en 2011 sans redemander une nouvelle qualification.

Campagne de recrutement ATER 2010-2011 à Paris 8

lundi 3 mai 2010

Campagne ouverte du 28 avril 2010 au 20 mai 2010 inclus

  • Université de Paris 8 à Saint Denis Des postes sont susceptibles d’être vacants dans les sections suivantes : 01, 02, 03, 05, 07, 11, 12, 16, 18, 23, 25 - 26, 27, 61, 70, 71.
  • Institut technologique de Montreuil
    Sections 61 et 27.
  • Institut Technologique de Tremblay
    Pour les sections suivantes : 71 et 11.

Pour plus d’informations et télécharger le dossier de candidature pour l’année universitaire 2010-2011

http://www.univ-paris8.fr - rubrique : enseignants – ATER

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